Les directions achats sous le feu nourri des négociations électroniques : Des outils collaboratifs assistent l'acheteur
Les directions achats sous le feu nourri des négociations électroniques : Des outils collaboratifs assistent l'acheteur
Le décisionnel d'achat dresse une photographie précise des marchandises acquises. Mais il sert aussi à noter les fournisseurs afin de peser sur les négociations. Et surtout, il aide à calculer les marges avant et arrière.
Boris Mathieux, Eliane Kan et Erick Haehnsen , 01 Informatique, le 28/10/2005 à 00h00
Qu'achète l'acheteur ? A qui ? A quelle fréquence et pour quels sites ? Que peut-il optimiser ? « Les réponses sont complexes, car les entreprises de la grande distribution disposent de nombreux sites de vente et comptent 200 000 à 300 000 références articles » , estime Laurent Giordani, directeur associé chez Kyu, spécialisé dans le conseil opérationnel pour la grande distribution.
Les solutions misent, à presque tous les étages, sur des processus impliquant différents métiers dans l'entreprise. Cela chez les grands éditeurs de progiciels de gestion intégrés tels Oracle ou SAP. Mais aussi chez les éditeurs spécialisés en décisionnel comme Business Objects, Hyperion Solutions, SAS Institute ou Cognos, et les petits éditeurs verticaux tels Soft Solutions ou Cylande.
Commandes, factures, bons de livraison, réclamations... La centrale d'achat émet des règles communes pour définir les éléments à analyser à partir des PGI. Elle détermine ensuite une fréquence pour transmettre les rapports sous forme de fichiers Excel ou texte (chaque jour, chaque semaine, chaque mois). « Après un cycle de validation au niveau local, un second circuit de validation [workflow] s'effectue en central. Les résultats sont ensuite affichés sur l'internet du groupe » , explique Thierry Salaün, directeur associé de l'éditeur Mobile Workers. « L'acheteur devient responsable de la marge avant (politique de prix de vente clients), de la politique d'assortiment, et de la politique commerciale avec les promotions à la vente. Il ne travaille plus seul dans son coin » , précise Franck Lheureux, directeur commercial de l'éditeur français Soft Solutions (22 clients en grande distribution).
Ces informations collectées, le responsable en centrale d'achat consolide la vision des dépenses effectuées par magasin ou par grande unité opérationnelle (région, pays, continent), ainsi que les parts de marché des fournisseurs et ce qu'elles pèsent dans leur chiffre d'affaires... De quoi tirer, chiffres à l'appui, les prix vers le bas en massifiant les volumes d'achat. « Au niveau central, on s'aperçoit parfois que certains fournisseurs pèsent plus lourd qu'on ne le pensait » , constate Daniel Amzallag, directeur du développement de l'éditeur français Ivalua. En outre, grâce au logiciel, les acheteurs vérifient si les contrats négociés ont été respectés sur les plans global et local. Il s'agit ici de savoir si le fournisseur a tenu ses promesses en termes de qualité des produits, de délais de livraison, de retours des marchandises, et de respect de l'environnement. On y consolide aussi toutes les réclamations sur leurs produits. « Tous ces paramètres aident à établir des notations, qui sont mondialisées » , poursuit Thierry Salaün.
L'autre fonction critique concerne le calcul et le suivi des marges arrière : remises de fin d'année, ristournes, budgets et participation financière à la publicité et aux promotions... « Ces marges représentent de 30 à 35 % de la valeur nette d'un article ! Soit les trois quarts de la marge nette d'une enseigne » , confie Franck Lheureux, de chez Soft Solutions. La société édite un module original de calcul des marges arrière, assorti d'une facturation vers les fournisseurs qui ne passe pas par le PGI. « Quant à l'avenir, il est à la simulation : l'impact de l'évolution de la demande du consommateur sur les achats, les services associés aux produits (téléphone portable plus abonnement, garanties, assurances...) , souligne Jenny de Montaigne, analyste au cabinet d'études CXP. Voire l'influence de la flambée du prix du pétrole sur l'activité. »
Analyse : après la consolidation des dépenses et l'évaluation des fournisseurs, le décisionnel d'achat se focalise sur le suivi et l'analyse des prix. Objectif : mesurer les gains obtenus au niveau du groupe et dans les entités.
Décision : ceci fait, les directions achats redéfinissent des plans d'action : renégociations, réduction du nombre de fournisseurs dans une famille donnée... Il y en a plusieurs centaines.
Suivi : une fois ces actions lancées, chacune d'elles fait l'objet d'un suivi des gains. Sur la base de bilans trimestriels, les résultats sont examinés à la loupe en fin d'année.